Local: Rio de Janeiro - RJ
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Vaga Assistente Administrativo
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Reportar ao Coordenador Administrativo;
Dar suporte administrativo ao escritório em geral para boa operacionalidade do escritório, provendo materiais e auxiliando na conservação e melhoria da estrutura física e prestação de Interação perante órgãos governamentais, como Junta Comercial, Secretaria de Fazenda, Trabalho, Relações Exteriores, Ofício de Notas, Consulados e Fórum, assim como bancos. Auxiliar na confecção da agenda da diretoria.
Responsabilidades :
1 Atender ao telefone e transferir para os funcionários apropriados. Recepcionar os visitantes e encaminhar para reuniões. Manter um bom relacionamento com seus colegas de trabalho, inclusive de outras regiões do Brasil e da China.
2 Tarefas administrativas incluindo: cartas, Xerox, fax, enviar correspondências
por correio e/ou courier, entregar documentos, pacotes e passaportes.
3 Manter cópias de documentos importantes e ter um sistema de pastas
organizado para que seja fácil a procura por esses documentos, incluindo contratos, documentos relacionados a cartório, documentos de registro de empresas, imóveis e automóveis.
4 auxiliar na confecção da agenda da diretoria, inclusive reservas de hotel e passagens aérea
5 Coordenar a Compra de materiais para escritório, incluindo limpeza, informática,
6 Cuidar do preparo e documentos para vistos e consularização. Coordenar envio e buscar dentro do prazo previsto os passaportes. Fazer controle dos passaportes entregues e recebidos.
7 Coordenar e manter atualizada a agenda com todos os contatos CCIBC, manter documentadas informações ref estacionamento, cartões de crédito, chaves do escritório.
8 Encaminhar todas as informações acerca das contas e pagamentos
para o departamento financeiro.
9 Manter um controle dos equipamentos eletrônicos.
10 Manter controle sobre contratos e informacões das prestadoras de serviços.
11 Manter o relacionamento com FedEx, DHL, Correios, TAM aérea, GOL log e outros para envio e recebimento de correspondências.
Conhecimentos e habilidades requeridos:
1. Ser prestativo e de confiança.
2. Bom domínio quanto à escrita, leitura e fala em português e inglês .
3. Atenção a detalhes, organização e discrição com informações confidenciais.
4. Experiência em arquivar documentos e boa memória.
5. Saber tomar decisões rápidas e práticas.
6. Saber lidar com o público.
7. Estar sempre disposto e disponível para ajudar a equipe CCIBC.
Condições de trabalho são normais para um ambiente de escritório.
Carga horaria 8 horas de trabalho com um intervalo de 1 hora para almoço.
Favor enviar currículo para tammirysrj@ccibc.com.br; Imprescindível mencionar no assunto Assistente Administrativo VG URG.
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